Medan,
10 Sya’ban 1441 H/04 April 2020 M, Sabtu kemarin, bersamaan di terbitkannya surat edaran tentang pelaksanaan kerja praktek mahasiswa dan penelitian tugas akhir bagi mahasiswa tingkat akhir, Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara melalui pimpinan Fakultas Dekan Fakultas Teknik UMSU, Munawar Alfansury Siregar, S.T.,M.T, setelah menimbang dan selanjutnya memutuskan untuk dilaksanakan terkait dengan pelaksanaan seminar proposal, seminar hasil dan sidang secara daring, sehubungan dengan merebahnya wabah Pandemi Covid-19. Adapun isi surat edaran tersebut sebagai berikut:
Nomor : 635/II.3.AU/UMSU-07/F/2020
Hal : Surat Edaran Fakultas Tentang Seminar Proposal
Seminar Hasil dan Sidang Secara Daring
Kpd. Yth.:
1) Dosen Tetap Yayasan dan PNS/DPK
2) Mahasiswa/i
Fakultas Teknik UMSU
Di Tempat.
Assalamua’laikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Ba’da salam, semoga kita semua dalam keadaan sehat serta dalam lindungan Allah dari wabah covid-19. Amin.
Sehubungan dengan Surat Keputusan Rektor Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) nomor: 1035/KEP/II.3-AU/UMSU/2020, tentang Seminar Proposal, Proses Penelitian, Pembimbingan, Seminar Hasil, Sidang Tugas Akhir atau Tesis secara daring pada masa pandemic covid-19, maka dengan ini kami sampaikan hal-hal berikut ini:
- ALUR ADMINISTRASI PELAKSANAAN DARING SEMINAR PROPOSAL DAN SEMINAR HASIL TUGAS AKHIR:
a. Mahasiswa wajib terlebih dahulu mengisi Google Forms pembuatan transkrip nilai akademik di tautan: bit.ly/DaftarTranskripTeknik
b. Mahasiswa mengisi Google Forms pendaftaran: Seminar Proposal di tautan: bit.ly/daftarsemproteknik dan Seminar Hasil di tautan: bit.ly/daftarsemhasteknik
c. Mahasiswa mengupload berkas, sesuai yang diminta di Google Forms:
1. Surat penetapan Dosen Pembimbing;
2. Bukti persetujuan/pengesahan oleh Dosen Pembimbing dan Program Studi untuk Seminar Proposal / Hasil;
3. File Proposal Tugas Akhir (PTA) untuk Seminar Proposal atau Laporan Hasil Tugas Akhir (LHTA) untuk Seminar Proposal / Hasil yang telah disetujui oleh Dosen Pembimbing dan Program Studi;
4. Slip pembayaran BPP lunas tahap berjalan;
5. Slip pembayaran Seminar Proposal / Hasil;
d. Fakultas akan memverifikasi berkas mahasiswa dan mengeluarkan surat-surat/berkas berikut ini dan mengirimkannya ke Mahasiswa dan/atau Dosen via email atau Whatsapp:
1. SK Penetapan Judul Tugas Akhir dan Dosen Pembanding / Pembahas untuk Seminar Proposal / Hasil dan beserta jadwal pelaksanaan seminar;
2. Mengirimkan file PTA / LHTA ke Dosen Pembanding / Pembahas dan file lain yang terkait;
3. Meminta dan menerima Berita Acara atau file terkait lainnya dari Dosen Pembanding / Pembahas;
4. Mengeluarkan surat yang terkait dengan jalannya penelitian/studi Tugas Akhir, bila diperlukan.
e. Fakultas mengorganisir proses pelaksanaan Seminar Proposal / Hasil sebagai berikut: .
1. Seminar Proposal dilaksanakan sepenuhnya secara offline (desk review) dimana Dosen Pembanding hanya melakukan review PTA (koreksi, saran dan rekomendasi) di rumah masing-masing. Bila diperlukan, komunikasi antara Dosen dan Mahasiswa dalam membahas PTA dapat dilakukan via Whatsapp, diorganisir / diawasi oleh Prodi.
2. Seminar Hasil dilaksanakan secara daring memakai aplikasi zoom atau sejenisnya. Seminar Hasil dapat dilaksanakan secara offline (desk review) bila tidak ada alat atau model yang akan didemonstrasikan oleh Mahasiswa.
3. Komunikasi antara Dosen dan Mahasiswa dalam membahas perbaikan LHTA pasca Seminar Hasil dapat dilakukan via Whatsapp, diorganisir / diawasi oleh Prodi.
2. ALUR ADMINISTRASI PELAKSANAAN DARING SIDANG TUGAS AKHIR
a. Mahasiswa wajib terlebih dahulu mengisi Google Forms pembuatan transkrip nilai akademik di tautan: bit.ly/DaftarTranskripTeknik. Tidak perlu bila transkrip nilai sudah dibuat universitas.
b. Mahasiswa mengisi Google Forms pendaftaran Sidang Tugas Akhir di tautan bit.ly/daftarsidangteknik2015kebawah untuk Mahasiswa stambuk 2013, 2014 dan 2015, dan di tautan bit.ly/daftarsidangteknik2016untu Mahasiswa stambuk 2016;
c. Mahasiswa meng-upload berkas:
1. Bukti pengesahan Tugas Akhir dari Dosen Pembimbing dan Prodi / Fakultas
2. File Laporan Tugas Akhir yang telah disetujui untuk disidangkan;
3. Photo Copy / Scan Ijazah SMA / sederajat;
4. Photo copy KTP atau surat resi terkait;
5. Slip Pembayaran BPP lunas;
6. Slip pembayaran sidang;
7. Transkrip nilai asli bermaterai Rp. 6000,- (disiapkan Fakultas);
8. Copy sertifikat SKPI yang terdiri dari sertifikat Ujian Komprehensif AIK, Kewirausahaan, Bahasa Inggris dan sertifikat keahlian yang diakui oleh Prodi;
9. Slip pembayaran wisuda.
d. Fakultas dan Biro Akademik / Biro Data akan memverifikasi berkas mahasiswa dan mengeluarkan surat-surat/berkas berikut ini dan mengirimkannya ke Mahasiswa dan/atau Dosen via email atau Whatsapp:
1. SK Penetapan Dosen Penguji Sidang Tugas Akhir beserta jadwal pelaksanaan Sidang Tugas Akhir;
2. Mengirimkan file Laporan Tugas Akhir ke Dosen Penguji dan file lain yang terkait.
e. Pelaksanaan Sidang Tugas Akhir akan dilakukan sebagai berikut:
1. Fakultas akan menyiapkan pelaksanaan Sidang Tugas Akhir daring menggunakan aplikasi video conference seperti zoom ataupun lainnya yang sejenis dan mengundang peserta sidang melalui email dan Whatsapp.
2. Fakultas telah mengirimkan file lembar penilaian sidang dalam format excel sebelum acara sidang dimulai kepada semua Dosen Penguji;
3. Durasi Sidang Tugas Akhir adalah 60 – 120 menit, diawasi dan dibatasi oleh Prodi, dan dilanjutkan dengan sesi rapat Dosen Penguji untuk penilaian yang dipimpin Prodi selama < 10 menit.
4. Hasil penilaian Dosen Penguji yang dibuat di dalam format Excel difoto memakai H/P masing-masing Dosen Penguji dan dikirimkan ke Prodi via Whatsapp. File hasil penilaian ini harus diemailkan juga ke Prodi oleh masing-masing Dosen Penguji;
5. Prodi mengumpulkan, menganalisa dan memutuskan hasil penilaian Dosen Penguji terhadap kelulusan sidang tugas akhir Mahasiswa untuk kemudian mengusulkannya ke Fakultas untuk disahkan dan diumumkan. Perbedaan nilai hasil sidang tidak boleh sampai > 30% antara Dosen Penguji, bila terjadi maka Prodi berhak mengambil keputusan nilai yang tertinggi bila tidak ada kemufakatan, untuk disahkan oleh Fakultas;
6. Fakultas mengumumkan kelulusan sidang dan menutup sidang.
Demikian Surat Edaran ini disampaikan untuk kita laksanakan bersama. Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih. Akhirnya selamat sejahteralah kita semua dan dihindarkan Allah dari wabah covid-19 yang berbahaya ini. Aamiin.
Wassalamua’laikum Wr.Wb
Ditandatangai Dekan Fakultas Teknik
Tembusan :
1. Wakil Dekan 1 dan 3
2. Ka. Prodi dan Sek. Prodi
3. Cc. File
